Această Politică de Confidențialitate explică modul în care GetFrankly SRL (“GetFrankly”, “Compania”, “noi”, “ne” sau “nostru”) procesează datele cu caracter personal în două contexte principale:

• Site-ul Corporativ - getfrankly.co („Site-ul”), utilizat în principal în context B2B pentru a prezenta serviciile noastre, echipa, studiile de caz, articolele de blog și pentru a vă permite să ne contactați printr-un formular sau email.

• Platforma de Recrutare / ATS - găzduită de un furnizor extern (Teamtailor), accesată prin linkuri „Cariere” sau „Aplică” și utilizată pentru a gestiona procesele de recrutare și căutare de personal executiv pentru roluri la GetFrankly sau la clienții noștri („Platforma de Recrutare”).

Procesăm date personale în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și legislația națională aplicabilă. Este important pentru noi ca dumneavoastră, în calitate de vizitator al Site-ului sau candidat, să înțelegeți cum și de ce vă folosim datele.

1. Cine suntem și ce acoperă această Politică?

GetFrankly SRL, o companie înregistrată în România și cu sediul central în Cluj-Napoca, este operatorul de date pentru activitățile de prelucrare descrise în această Politică.

Această Politică se aplică pentru:

• vizitatorii Site-ului getfrankly.co (în principal clienți, potențiali clienți, parteneri, furnizori și cititori de blog);

• persoanele care ne contactează prin formularul de contact al Site-ului sau adresele de email publicate pe Site;

• candidații și posibilii candidați ale căror date sunt procesate prin Platforma de Recrutare.

Structura Politicii:

• Partea A – Site-ul (getfrankly.co)

• Partea B – Platforma de Recrutare (Teamtailor / careers.getfrankly.co)

• Secțiuni comune: destinatari, cookie-uri, drepturile persoanelor vizate, securitatea și informațiile de contact.

Partea A: Site-ul (getfrankly.co)

2. Date pe care le colectăm prin site

Site-ul este un loc informativ și de prezentare, destinat în principal utilizatorilor de afaceri (B2B). Ne permite să:

• prezentăm serviciile noastre (Căutare Executivă, Recrutare, Consultanță în Leadership etc.);

• introducem echipa noastră și abordarea noastră de lucru;

• publicăm articole de blog și studii de caz;

• furnizăm un formular de contact și adrese de email pentru întrebări.

2.1. Date pe care le furnizați direct

Colectăm date personale când:

• completați formularul de contact de pe site;

• trimiteți un email utilizând adresele afișate pe Site;

• solicitați o întâlnire, o ofertă sau informații suplimentare;

• vă abonați la un newsletter sau optați să primiți comunicări de la noi (dacă o astfel de funcționalitate este disponibilă).

Tipuri de date pe care le putem procesa:

• Detalii de identificare și contact: nume, prenume, companie, rol, adresă de email, număr de telefon;

• Informații despre organizația și nevoile dvs.: descriere generală a companiei, roluri de recrutare, tip de proiect, obiective;

• Orice alte date pe care alegeți să le împărtășiți, cum ar fi linkuri către profilul dvs. LinkedIn, site-uri web, atașamente sau mesaje text libere.

Vă rugăm să nu trimiteți date personale sensibile (de exemplu, informații despre sănătate, opinii politice, convingeri religioase) prin formularul general de contact. Dacă astfel de informații devin relevante într-un context specific, le vom trata separat, cu măsuri de siguranță suplimentare.

2.2. Date colectate automat (Cookie-uri & Analitică)

Când accesați Site-ul, putem colecta automat informații tehnice, cum ar fi:

• adresa IP, tipul de browser, sistemul de operare, tipul de dispozitiv;

• data și ora accesului;

• pagini vizitate și resurse accesate;

• pagini referitoare (referințe).

Aceste detalii sunt de obicei colectate prin cookie-uri și tehnologii similare și ne ajută să:

• asigurăm funcționarea corespunzătoare și sigură a Site-ului;

• analizăm modul în care este utilizat Site-ul și să-i îmbunătățim structura și conținutul;

• produsem statistici de trafic intern și rapoarte de performanță.

Unele cookie-uri sunt strict necesare, în timp ce altele sunt utilizate pentru analitică sau îmbunătățiri. Pentru mai multe detalii, consultați Secțiunea 7 sau Politica dedicată cookie-urilor.

3. Scopuri și Baze Legale - Site-ul

Procesăm datele personale colectate prin Site pentru următoarele scopuri:

3.1. Răspunsuri la Întrebări și Comunicare

• răspunderea la mesajele trimise prin formularul de contact sau email;

• organizarea de întâlniri, apeluri de clarificare, prezentări de servicii sau propuneri de colaborare.

Bază legală:

• interesul nostru legitim (Art. 6(1)(f) GDPR) în a răspunde la întrebări și a comunica cu clienții și partenerii;

• pentru anumite cereri, luarea de măsuri la solicitarea dvs. înainte de a încheia un contract (Art. 6(1)(b) GDPR).

3.2. Managementul Relațiilor de Afaceri (B2B)

• menținerea și dezvoltarea relațiilor cu organizația dvs. (clienți, potențiali clienți, parteneri, furnizori).

Bază legală:

• interesul nostru legitim în gestionarea și dezvoltarea relațiilor comerciale (Art. 6(1)(f) GDPR).

3.3. Securitatea și Funcționalitatea Site-ului

• asigurarea securității IT și prevenirea utilizării necorespunzătoare sau accesului neautorizat;

• diagnosticarea problemelor tehnice și îmbunătățirea performanței Site-ului.

Bază legală:

• interesul nostru legitim în asigurarea securității Site-ului și a funcționării corespunzătoare (Art. 6(1)(f) GDPR).

3.4. Analitică și Statistici

• înțelegerea modului în care este utilizat Site-ul, în formă agregată;

• îmbunătățirea experienței utilizatorilor și a relevanței conținutului.

Bază legală:

• interesul nostru legitim în îmbunătățirea comunicării și serviciilor noastre (Art. 6(1)(f) GDPR);

• pentru anumite cookie-uri analitice, consimțământul dvs. (Art. 6(1)(a) GDPR).

3.5. Newsletter / Comunicații de Marketing (dacă este aplicabil)

Dacă vă abonați la un newsletter sau optați să primiți actualizări (de exemplu, articole, invitații la evenimente), vom folosi detaliile dvs. de contact pentru a trimite astfel de comunicări.

Bază legală:

• consimțământul dvs. (Art. 6(1)(a) GDPR), pe care îl puteți retrage în orice moment.

4. Păstrarea Datelor - Site-ul

Păstrăm datele personale doar atât timp cât este necesar pentru scopurile descrise sau conform cerințelor legale.

Ca ghid general:

• Mesaje de contact și corespondență generală: stocate aproximativ 12-24 luni de la ultima interacțiune relevantă;

• Date despre relațiile de afaceri (clienți / potențiali clienți): pot fi păstrate mai mult timp conform legilor fiscale și contabile (de exemplu, documente contractuale și financiare);

• Date de analiză: pot fi agregate/anonimizate și păstrate pe termen lung ca date non-personale.

Puteți solicita ștergerea în orice moment (vedeți Secțiunea 8), și vom răspunde în concordanță cu obligațiile legale aplicabile.

Partea B: Platforma de Recrutare (Teamtailor / ATS)

Când accesați „Cariere” sau apăsați „Aplică”, este posibil să fiți redirecționat către o Platformă de Recrutare (de exemplu, careers.getfrankly.co), operată tehnic de un furnizor terț - Teamtailor, și utilizată de GetFrankly pentru:

• recrutare și selecție pentru roluri ale clienților;

• recrutare pentru roluri interne la GetFrankly;

• activități de căutare executivă, crearea unui pool de talente și managementul relațiilor cu candidații.

5. Date pe care le Colectăm și Cum le Utilizăm - Recrutare

Prin Platforma de Recrutare, putem procesa:

• detalii de identificare și contact: nume, email, telefon, oraș, profil LinkedIn;

• date profesionale: CV, scrisoare de intenție, roluri anterioare, responsabilități, realizări, educație, certificări, competențe, referințe;

• informații interviu/evaluare: note, scoruri, feedback, răspunsuri la chestionar;

• preferințe: rol dorit, așteptări salariale, disponibilitate, locație, mobilitate;

• date din surse profesionale publice (de exemplu, LinkedIn, site-ul companiei, evenimente publice);

• material audio/video (interviuri, prezentări) sau rezultate ale testelor (prin furnizori de testare).

Scopuri principale:

• analizarea aplicațiilor și evaluarea potrivirii pentru rolurile deschise;

• contactarea candidaților pentru interviuri sau etape următoare;

• prezentarea candidaților selectați clienților noștri (doar în procese relevante de recrutare);

• menținerea unui pool de talente pentru roluri viitoare;

• îndeplinirea obligațiilor legale în contexte de muncă și anti-discriminare;

• analizarea și îmbunătățirea proceselor de recrutare (în formă agregată/pseudonimizată).

Baze legale:

• interesul nostru legitim în identificarea și evaluarea candidaților adecvați (Art. 6(1)(f));

• luarea de măsuri la solicitarea dvs. înainte de a încheia un contract (Art. 6(1)(b)), când aplicați voluntar;

• consimțământul dvs. pentru păstrarea pe termen lung în poolul de talente sau pentru anumite comunicări (Art. 6(1)(a));

• respectarea obligațiilor legale (Art. 6(1)(c)) acolo unde este aplicabil.

O Notificare de Confidențialitate a Candidatului dedicată poate fi disponibilă și direct pe Platforma de Recrutare.

6. Destinatarii Datelor și Transferurile Internaționale

6.1. Cine poate primi datele dvs.

Atât pentru Site, cât și pentru Platforma de Recrutare, putem împărtăși datele dvs. cu:

Furnizori de servicii (procesatori):

• furnizori de găzduire și infrastructură IT;

• furnizori de servicii de email și comunicare;

• furnizori de analitică și monitorizare;

• furnizori de platforme de recrutare / ATS (de exemplu, Teamtailor);

• furnizori de instrumente de testare, evaluare sau videointerviuri.

Acești furnizori procesează datele exclusiv în baza instrucțiunilor noastre și sub acorduri de procesare a datelor compatibile GDPR.

Clienții GetFrankly (în contexte de recrutare):
Când sunteți luat în considerare pentru un rol al unui client, putem împărtăși detaliile de profil relevante cu acel client, doar în măsura necesară pentru procesul de selecție.

Consultanți și autorități publice:

• consultanți legali, fiscali sau profesionali (când este strict necesar);

• autorități publice, când este cerut de lege sau în cadrul procedurilor legale.

Nu vindem sau închiriem datele dvs. personale către terți.

6.2. Transferuri în afara SEE

Anumite soluții tehnice pe care le utilizăm (găzduire cloud, ATS, email, analitică) pot implica transferuri în afara Spațiului Economic European.

Atunci când se întâmplă acest lucru, ne asigurăm că:

• este în vigoare o decizie de adecvare a Comisiei Europene, sau

• sunt implementate Clauze Contractuale Standard și - dacă e necesar - măsuri de siguranță suplimentare.

Puteți solicita mai multe informații despre transferurile internaționale în Secțiunea 10.

7. Cookie-uri

Site-ul și, separat, Platforma de Recrutare pot utiliza cookie-uri și tehnologii similare.

Cookie-urile ne ajută să:

• asigurăm funcționarea corectă și securitatea;

• ne amintim anumite preferințe (de exemplu, limba);

• analizăm traficul și modelele de utilizare;

• îmbunătățim conținutul și experiența utilizatorului.

Tipuri de cookie-uri:

• Cookie-uri strict necesare - esențiale pentru funcționalitatea Site-ului;

• Cookie-uri de analitică/performance - ne ajută să înțelegem utilizarea;

• Cookie-uri de marketing - dacă sunt aplicabile pentru campanii sau instrumente de urmărire.

Acolo unde este necesar, vă vom solicita consimțământul printr-un banner cu cookie-uri. Puteți schimba preferințele oricând prin browserul dvs. sau prin interfața cu cookie-uri.

Dezactivarea anumitor cookie-uri poate afecta funcționalitatea Site-ului.

8. Drepturile Dvs.

Sub GDPR, aveți următoarele drepturi (supuse anumitor condiții):

• Dreptul de acces - solicitați confirmarea și o copie a datelor dvs.;

• Dreptul la rectificare - corectați sau completați datele inexacte/incomplete;

• Dreptul la ștergere (“dreptul de a fi uitat”) - solicitați ștergerea în anumite cazuri;

• Dreptul la restricționare - limitați procesarea în anumite circumstanțe;

• Dreptul de a obiecta - obiectați la procesarea bazată pe interes legitim sau la marketing direct;

• Dreptul la portabilitatea datelor - primiți datele dvs. într-un format structurat, citibil automat sau solicitați transferul direct către un alt operator;

• Dreptul de a retrage consimțământul - în orice moment, fără a afecta procesarea anterioară;

• Dreptul de a depune o plângere - la ANSPDCP sau la autoritatea de supraveghere a reședinței dvs. obișnuite.

Pentru a exercita aceste drepturi, vă rugăm să ne contactați (Secțiunea 10).

9. Securitatea Datelor

Abordăm securitatea datelor cu seriozitate și implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele personale împotriva:

• accesului neautorizat;

• pierderii accidentale, distrugerii sau modificării;

• dezvăluirii neautorizate.

Măsurile includ:

• controale de acces;

• politici de parole și autentificare;

• actualizări și corecții de securitate;

• back-up-uri regulate;

• restricționarea accesului angajaților/colaboratorilor la nivel de nevoie de cunoaștere;

• măsuri de instruire și conștientizare.

Cu toate acestea, nici o metodă de transmisie sau stocare electronică nu este complet sigură. Ar trebui să vă asigurați că folosiți dispozitive sigure și să păstrați datele de autentificare confidențiale.

10. Schimbări la această Politică de Confidențialitate

Putem actualiza această Politică din când în când pentru a:

• reflecta modificări legislative;

• descrie precis activitățile de procesare;

• incorpora noi servicii sau funcționalități.

Versiunile actualizate vor fi publicate pe Site și, după caz, pe Platforma de Recrutare. Dacă schimbările sunt semnificative, vom face eforturi rezonabile pentru a vă notifica (de exemplu, prin notificare pe Site sau email).

11. Contact

Pentru întrebări, clarificări sau pentru a vă exercita drepturile, contactați-ne la:

Email general: hello@getfrankly.co
Email Protecția Datelor: dpo@getfrankly.co

Adresa completă a companiei și detalii de identificare actualizate sunt disponibile pe Site-ul nostru.